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Filesigner - Digitale Signatur

Elektronische Rechnungsstellung: Tipps für den betrieblichen Einsatz

Unter Rechnungsstellung versteht man die „klassische” Ausstellung einer Rechnung (Preis plus Umsatzsteuer, evt. Verbrauchssteuer) an den Kunden. Die elektronische Signatur ermöglicht es, den kompletten Rechnungsverkehr von der Rechnungsausstellung über die Signierung bis zur Zustellung an den Empfänger elektronisch und damit wesentlich kostengünstiger abzuwickeln. Die elektronische Rechnung ist aufgrund der elektronischen Signatur gegen nachträgliche Veränderungen geschützt und der Absender für den Rechnungsempfänger eindeutig erkennbar.

 

Voraussetzungen für die elektronische Rechnungsstellung:

Um bei elektronischen Rechnungen die Vorsteuer abziehen zu können, muss diese Rechnung gesetzeskonform elektronisch signiert sein. Dafür ist eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Durch die elektronische Signatur wird auch sichergestellt, dass die Rechnung beim Transport nicht verändert wurde.

Beachten Sie, dass Sie die signierte elektronische Rechnung nach dem Versand speichern und 7 Jahre (wie die Papierrechnung) aufbewahren müssen. Das selbe gilt auch für den Rechnungsempfänger.

Der Rechnungsempfänger muss dem elektronischen Empfang zustimmen (wobei auch das kommentarlose Akzeptieren der Rechnung als Zustimmung gilt).

 

Die Elektronische Rechnung bietet den Unternehmern viele Vorteile:

Kostenersparnis von bis zu 70% gegenüber der herkömmlichen (physischen) Rechnung bei geringem Investitionsaufwand

Zeitersparnis durch Integration in bestehende Finanzbuchhaltungs (FIBU)- und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme

Administrative Erleichterung durch elektronische Archivierung bzw. Weiterleitung an Finanzamt und/oder Steuerberatung

Die einmaligen Investitionskosten (Software etc.) amortisieren sich je nach eingesetztem System nach dem Versand der ersten 300 bis 500 Rechnungen.

 

Tipps zur Umstellung auf elektronische Rechnungssstellung:

Viele Fakturierungsprogramme (ERP-Software) können standardmäßig pdf-Rechnungen erzeugen. Alle Vorteile und Ersparnisse der standardisierten elektronischen Rechnungsstellung können allerdings erst durch Verwendung eines zwischen Rechnungssteller und –empfänger abgestimmten einheitlichen Rechnungsformates genützt werden.

Mit dem FileSigner  steht ein solches System zur Verfügung. Der Filesigner ermöglicht die komplette  Integration elektronischer Rechnungen in bestehende ERP-Systeme. 

Der Gesetzgeber sieht für die elektronische Rechnungslegung die fortgeschrittene elektronische und die qualifizierte elektronische Signatur vor. 

Bei Verwendung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur ist nicht zwingend eine bestimmte Hardware-Lösung (z.B.: Signatur-Karte, Kartenleser) vorgeschrieben. Diese serverbasierte Lösung mit Signaturserverzertifikat eignet sich bestens zur Abwicklung kleiner bis großer Rechnungsmengen.

Die aktuell eingesetzten Signaturlösungen verwenden standardmäßig pdf, da dieses empfängerseitig sehr einfach eine Prüfung erlaubt (Acrobat Reader). Sämtliche anderen Dokumentenformate (Word, XML etc.) können ebenfalls mit einer Signatur versehen werden, erfordern aber empfängerseitig spezielle Software-Lösungen. 

Bei EDI-Lösungen muss pro Abrechnungsperiode eine Sammelrechnung auf Papier erstellt oder alternativ digital signiert übermittelt werden. 

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Filesigner  auf einen Blick

Der it20one FILEsigner wird je nach Betriebssystem als Dienst, Daemon oder auf Kommandozeile ausgeführt.

Die Dokumente werden über ein definiertes „IN“ Verzeichnis im Dateisystem übergeben. Dieses Verzeichnis wird vom FILEsigner permanent überwacht. Eingelangte Dokumente werden sofort nach dem Eintreffen (abgeschlossener Kopiervorgang) verarbeitet.

Mitteles Regular Expressions (für PDF) oder X-Path Expressions (für XML) können beliebige Daten aus den Rechnungsdokumenten ausgelesen und für die weitere Verarbeitung verwendet werden.

Das signierte Dokument wird in einem definierten „OUT“ Verzeichnis für die weitere Verarbeitung zur Verfügung gestellt. Mittels JavaScript kann die Funktionalität des FILEsigners beliebig erweitert und dadurch an den Workflow vor Ort optimal angepasst werden. Der FILEsigner ist standardmäßig mehrmandantenfähig. Er verwaltet pro Instanz bis zu 500 Mandanten gleichzeitig. Die Zuordnung der Mandanten erfolgt über einen definierten Wert im Dokument (z.B: Mandanten Nr. oder Name), der über ein XML Konfigurationsfile dem jeweiligen Zertifikat zugeordnet wird. Ebenso besteht die Möglichkeit jedem Mandanten ein eigenes „IN“ Verzeichnis zuzuordnen.

Der FILEsigner kann auf Applikationsebene beliebig geclustert werden. Ein Backupsystem kann als zweites Service am selben bzw. auf einem anderen Server installiert sein und bei Bedarf jederzeit gestartet werden. Eine Aufteilung auf mehrere Instanzen ist ohne zusätzliche Lizenzkosten möglich. Die FILEsigner Lizenz beinhaltet die Signatursoftware für die oben angegebenen Standardformate für die angegebene Anzahl an Signaturvorgängen / Jahr.

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